Những nguyên tắc cơ bản khi giao tiếp tại công ty Nhật

Kỳ trước tôi đã chia sẻ với các bạn nguyên tắc cần chú ý nơi làm thêm rồi, hôm nay sẽ tiếp tục đề cập tới những lưu ý khi giao tiếp với người Nhật trong môi trường công sở, làm việc chính thức tại các công ty, doanh nghiệp.

Cúi người chào hỏi

Nếu bạn chỉ là khách du lịch đến chơi vài ngày rồi về thì điều này không cần thiết, nhưng đã xác định học tập, làm việc tại Nhật thì dĩ nhiên phải hòa nhập với văn hóa nước họ rồi.

Cuối người khi chào hỏi là nguyên tắt cơ bản khi giao tiếp tại Nhật, nó thể hiện thái độ tôn trọng với người đối diện. Thường thì trong quan hệ công việc có 2-3 kiểu chào phụ thuộc mức độ gập người của bạn.

• Với đồng nghiệp thì có thể hơi cúi người, gật đầu nhẹ cùng những câu nói xã giao.
• Với khách hàng thì góc gập sẽ lớn hơn khoảng 30 độ.
• Và với những người như là cấp trên hay người có chức cao hơn thì hãy giữ lưng thẳng và gập từ chỗ thắt lưng xuống khoảng 45 độ.
• Khi gập người, nam giới sẽ để dọc tay hai bên đùi, nữ giới thì để 2 bàn tay chồng lên nhau đặt trước bụng như hình bên dưới.

Giữ yên lặng

Một nguyên tắt nữa cực kỳ quan trọng bạn cần ghi nhớ trong môi trường công sở tại Nhật là luôn ngữ yên lặng khi làm việc.

Trong các công ty Việt Nam nhân viên đôi khi vẫn tám chuyện, cười đùa đôi chút thì tại Nhật, mọi người hoàn toàn giữ yên lặng tuyệt đối. Dù có ngồi cạnh nhau thì đôi khi họ vẫn chỉ trao đổi qua máy tính hoặc trao đổi rất nhỏ, không làm phiền đến những người xung quanh, càng không có việc cười đùa hay to tiếng trong giờ làm việc.

Nhiều bạn nghe tới đây thì cảm thấy như vậy thật ngột ngạt, làm sao có thể làm việc được trong môi trường như vậy. Nhưng riêng với bản thân tôi, lại cảm thấy nó hết sức bình thường và sự im lặng đó là cần thiết để đồng nghiệp tập trung hoàn thành công việc. Có lẽ là do đã sống ở đây đủ lâu để quen với những điều như vậy chăng?

Trao đổi cụ thể

Quy củ và chuyên nghiệp có lẽ là 2 từ thích hợp nhất để diễn tả tác phong làm việc của người Nhật. Những ngày đầu mới đi làm tôi đã khá bất ngờ khi các đồng nghiệp lúc nào cũng kè kè cuốn sổ tay bên mình. Nó dùng để ghi lại mọi thông tin trong quá trình làm việc, đàm phán, lịch trình.

Trong quá trình làm việc họ luôn trao đổi thông tin đến mức cụ thể nhất, những từ như “có lẽ” “có thể”…chẳng bao giờ xuất hiện đâu, vì mọi thứ khi đã trình bày là phải chính xác tuyệt đối.

Không bao biện

Khi ai đó nói bạn mắc lỗi đừng vội giải thích ngay, người Nhật cực kì không thích và thậm chí họ sẽ tỏ thái độ ngay khi bạn làm những điều này.

Đầu tiên dù có phải mắc lỗi thật hay không thì cứ xin lỗi trước đã, hãy lắng nghe lời họ nói sau đó tự kiểm chứng lại khi đã chắc chắn rằng cấp trên hay đồng nghiệp mới là người nhầm lẫn hẳn trình bày cho họ hiểu.

Nếu ngay thời điểm đó bạn nói lại, hay bao biện cho bản thân thì kết quả sẽ không hay chút nào cả. Điều đó sẽ gây ác cảm cho người Nhật và ấn tượng không tốt cho những người Việt làm cùng sau này. Vậy nên hãy bình tĩnh và luôn vị tha trên nước bạn nhé.

Giao tiếp bằng tiếng Nhật

Vì là người nước ngoài nên dù có ở bao lâu thì bạn cũng khó mà giao tiếp hoàn hảo như người Nhật (trừ khi đã ở đó từ nhỏ). Thế nhưng chỉ cần cố gắng hết sức học tiếng Nhật tôi nghĩ rằng họ sẽ đánh giá rất cao và ghi nhận sự nỗ lực của bạn.

Tự tin

Là “tự tin” chứ không phải “tự cao” đâu nhé, người tự cao sẽ đặt nặng cái tôi cá nhân rất lớn mà người Nhật lại đề cao tinh thần làm việc tập thể. Nên khi phỏng vấn xin việc làm để nhà tuyển dụng cảm thấy bạn thuộc tuýp người này thì chắc chắn out rồi đấy.

Tự tin ở đây là phong thái làm việc chuyên nghiệp, thể hiện được sự đáng tin cậy. Do đó, hãy trau dồi kiến thức chuyên môn cũng như trang phục gọn gàng, tập luyện cách nói chuyện trôi chảy, lịch sự trong giao tiếp để thế hiện được sự chững chạc của bản thân ngay lần đầu gặp mặt nhé.

Vốn có yêu cầu khắt khe giữa những người Nhật với nhau nhưng đối với người nước ngoài, những tiêu chuẩn đó đã hạ thấp hơn rất nhiều rồi. Để cuộc sống ở Nhật luôn “thuận buồm xuôi gió” hãy trau dồi vốn ngôn ngữ cũng như dùng nó để học và hiểu về văn hoá của đất nước ấy, hi vọng bài chia sẻ “Những nguyên tắc cơ bản khi giao tiếp tại Nhật” sẽ giúp bạn thích ứng nhanh chóng với môi trường làm việc và sinh hoạt tại Nhật.