Tìm hiểu cách trao đổi danh thiếp của người Nhật

Nếu như ở Việt Nam, card visit chỉ đơn giản để giới thiệu những thông tin cơ bản về bản thân trong giao dịch làm ăn thì tại đất nước người Nhật Bản còn mang thêm 1 ý nghĩa khác. Đó là, cách bạn cư xử với tấm thẻ mỏng manh này cũng chính là cách đối xử với chủ nhân của nó.

Nếu bạn là nhân viên văn phòng thì có rất nhiều điều bạn không biết nhưng không thể bỏ qua mà phải tìm hiểu và áp dụng hàng ngày. Một trong số đó là việc “trao đổi danh thiếp”, trong bài viết hôm nay chúng ta hãy tìm hiểu điều này.

Những điều cần kiểm tra trước khi trao đổi danh thiếp

Có đủ số lượng danh thiếp cho mọi người không

Có thể nói đây là 1 trong những nguyên tắc cơ bản khi giao tiếp tại công ty Nhật. Trao đổi danh thiếp giúp bạn tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh, trung bình một ngày một doanh nhân Nhật Bản dùng hết khoảng 20 tấm card visit. Chính vì thế, nếu đang làm việc tại quốc gia này hãy luôn chuẩn bị sẵn thật nhiều danh thiếp bên mình để không bị bỏ lỡ cơ hội.

Kiểm tra góc thẻ có bị hỏng, hoặc bẩn không

Có thể nói trong kinh doanh, danh thiếp chính là bộ mặt của bạn. Nếu nó bị hỏng, nhăn hoặc bẩn thì giá trị của bản thân cũng bị giảm xuống. Hãy chắc chắn rằng bạn chuẩn bị những tấm danh thiếp thật đẹp trước khi trao cho người khác đó là cách nâng tự tin cho mình cũng như sự tôn trọng với người nhận.

Hộp đựng danh thiếp có phù hợp hay không

Người Nhật đề cao sự bình đẳng nên trong bất cứ việc gì họ cũng tránh làm bản thân “nổi bật” hơn người khác, đến hộp đựng danh thiếp cũng vậy. Hầu như mọi thường đều sử dụng loại có thiết kế và màu sắc đơn giản như đen, nâu, xanh đậm

Thứ tự trao danh thiếp

Thứ tự trao danh thiếp ở Nhật cũng giống quy chuẩn chung của các nước. Những người ở vị trí thấp, chẳng hạn như khách hàng hoặc người đến tham quan sẽ đưa danh thiếp của mình ra trước. Trong trường hợp bạn đến gặp người khác để chào hàng thì phải đưa danh thiếp của mình ra trước.

Khi thực hiện trao đổi danh thiếp với nhiều người, người quản lý sẽ thực hiện trao đổi danh thiếp với người đứng đầu. Những người cấp trên sẽ trao đổi danh thiếp và lần lượt đến những người cấp dưới.

Cách trao danh thiếp

Ở Nhật, tuyệt đối không được phép đưa danh thiếp cho người khác bằng cách đẩy trên bàn. Bạn phải đứng lên di chuyển về hướng người nhận để thực hiện.

Khi trao danh tiếp, hãy nói rõ ràng “tên công ty, bộ phận làm việc, tên đầy đủ của mình”. Sau đó, đưa danh thiếp cho người khác thấp hơn vị trí mà người ta đưa cho mình để thể hiện sự khiêm tốn.

Cách nhận danh thiếp

Theo văn hóa của Nhật Bản, khi người khác đưa danh thiếp cho bạn, hãy nhận nó bằng cả hai tay và nói rằng “chōdai itashimasu” có nghĩa là tôi xin phép nhận nó.

Chú ý cẩn thận đừng để ngón tay của mình che lấp logo hoặc tên của công ty. Nếu bạn không biết cách đọc tên hãy xác nhận lại ngay tại chỗ. Đó là cách thể hiện sự tôn trọng với đối tác của mình.

Trong trường hợp trao đổi danh thiếp cùng một lúc

Có những trường hợp cả 2 bên đồng thời trao danh thiếp, tay phải sẽ cầm và đưa danh thiếp của mình cho đối tác và nhận danh thiếp của đối phương bằng tay trái. Sau khi kết thúc, cầm danh thiếp của đối phương bằng cả 2 tay 1 cách trang trọng.

Cách xử lý danh thiếp đã nhận

Sau khi nhận được danh thiếp và ngồi lại trên ghế, hãy sắp xếp danh thiếp lên trên bàn nơi mà bạn có thể nhìn thấy ở phía bên trái. Mặt khác, bạn có thể thể hiện sự tôn trọng đối tác của mình bằng cách đặt danh thiếp của đối tác lên trên hộp đựng danh thiếp của chính mình, mà không đặt trực tiếp trên bàn.

Nếu bạn đã trao đổi danh thiếp với nhiều người thì hãy sắp xếp danh thiếp theo thứ tự ghế ngồi của họ. Trong trường hợp này, ai là người có chức danh cao nhất thì bạn sẽ đặt danh thiếp của họ lên trên hộp đựng danh thiếp của mình.

Trao đổi danh thiếp là bước đầu tiên để bắt đầu của công việc kinh doanh. Bằng cách học cách trao đổi danh thiếp, bạn có thể tạo ấn tượng tốt với khách hàng và cuộc đàm phán có thể được tiến hành nhanh chóng. Ban đầu bạn có thể thất vọng vì chưa quen với việc này, nhưng bạn có thể tập luyện với bạn bè và đồng nghiệp của mình. Hi vọng rằng bạn sẽ có những hoạt động kinh doanh tốt hơn!