Hướng dẫn viết biên bản cuộc họp bằng tiếng Nhật – 議事録

Nếu “may mắn” nhận được trách nhiệm này thì bạn đã biết phải làm thế nào để viết được một biên bản theo chuẩn của công ty Nhật chưa? Hãy cùng tìm hiểu với chúng tôi qua bài viết sau đây nhé.

Mẫu Biên bản cuộc họp trong tiếng Nhật

Một số công ty có mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng Nhật sẳn nên không cần phải tạo nhưng nếu chưa thì bạn có thểm tham khảo mẫu cơ bản dưới đây:

議事録

Một số từ vựng tiếng Nhật cần lưu ý:

• 名称: Tên cuộc họp
• 記載日: Ngày soạn thảo
• 記載者: Người soạn thảo
• 日時: Ngày giờ cuộc họp
• 場所: Địa điểm cuộc họp
• 出席者: Người tham gia cuộc họp
• 議題: Vấn đề thảo luận
• 決定事項: Khoản mục đã được quyết định
• 持ち越し事項: Khoản mục chưa được quyết định
• 備考: Ghi chú
• Đóng dấu: dòng cuối cùng dùng con dấu để đóng dấu của người viết Biên bản cuộc họp, cấp trên và người thẩm định cuối cùng.

Một số lưu khi soạn biên bản cuộc họp

Một số lưu ý bạn cần phải nắm được khi soạn thảo Biên bản cuộc họp như sau:

• Hãy luôn ghi nhớ “câu thần chú” 5W1H : Khi nào?(When) – Ở đâu?(Where) – Ai là người nói/ thực hiện?(Who) – Nội dung gì?(What) – Lý do?(Why) – Làm như thế nào?(How) .
• Viết các thành viên tham gia cuộc họp theo thứ tự từ cao xuống thấp của chức vụ
• Ghi tóm lược ý chính ở phần nội dung
• Khoản mục đã được quyết định (ketteijiko – 決定事項) viết dưới dạng gạch đầu dòng
• Kế hoạch về thời gian địa điểm ghi vào phần ghi chú (biko – 備考)

Chỉ cần bạn lưu ý đến các điểm ở trên cũng như cố gắng viết ngắn gọn thì văn bản sẽ dễ đọc và đầy đủ thông tin cần thiết. Việc tóm tắt được nội dung buổi họp một cách chính xác, dễ hiểu và ngắn gọn là một kỹ năng khó, với những lần đầu nếu như chưa quen đừng ngại ngần hỏi anh chị đi trước hoặc cấp trên nhé.

Rất mong qua bài viết trên các bạn nhân viên mới đi làm, cũng như các bạn đã đi làm một thời gian và gặp khó khăn với việc soạn thảo biên bản cuộc họp bằng tiếng Nhật – 議事録 hiểu rõ về các nội dung cần thiết, cũng như các điểm cần lưu ý để soạn thảo được một văn bản tốt.